Учет заказов в Telegram: своя связка вместо Make за $20 в месяц

Делюсь этим с удовольствием. Ниже пошаговая инструкция: семь шагов, к каждому готовый промпт. Копируй их, описывай свою рутину и собирай похожую вещь для автосервиса, салона, клиники, магазина или бригады.

А началось всё с неполной заявки, которая снова осталась без срока.

Я работаю с изготовлением на заказ. Клиент может написать на сайте, потом продолжить в Telegram, а часть сведений я переношу в Excel. Пока не выяснены материал, размеры, тираж и желаемый срок, это ещё не готовый заказ. Срок и стоимость на глаз я не обещаю.

Но в обычной работе это правило легко нарушить. Одно сообщение уже ушло тем, кто оценивает изготовление. Данные из него я перенесла в таблицу. Потом клиент дописал размер в другой переписке, а про материал пришлось спрашивать отдельно. В итоге у меня есть несколько кусочков одного обращения, но нет карточки, по которой можно честно считать.

Сильнее самой таблицы раздражает постоянное переключение между сайтом, Telegram и Excel. В конце дня я помню, кому надо ответить, а кому вроде бы уже ответила. И всё равно перепроверяю.

Я собрала небольшую карточку заявки. В ней сразу видны изделие, материал, размеры, тираж, срок и список недостающих параметров. Если данных не хватает, заявка получает статус «нужно уточнить» и не выглядит готовым заказом.

Это не большая CRM и не каталог. Я не стала добавлять туда оплату, склад и рассылки. Сначала мне было важно перестать терять смысл обращения между перепиской и таблицей.

Что изменилось в моих буднях после учёта заказов в Telegram?

Раньше я открывала несколько переписок и вспоминала, где клиент назвал размер, а где только спросил о возможности изготовления. Теперь входящее сообщение попадает в таблицу одной строкой.

Номер нужен не для красоты. По нему проще найти обращение и ответить клиенту без пересказа всей переписки. После записи бот отправляет подтверждение. В сообщении можно указать номер и коротко сказать, что параметры ещё проверяются.

Карточка выглядит примерно так:

Номер | Изделие | Материал | Размеры | Тираж | Желаемый срок | Статус | Что уточнить
ORD-000123 | вывеска | не указан | 1200 x 600 мм | 2 | к 15 сентября | нужно уточнить | материал

Важное изменение для меня не в том, что строка появляется автоматически. Я вижу границу между заявкой и заказом. Готова к расчёту та карточка, где обязательные параметры заполнены. Остальные не теряются среди уже обработанных.

Если клиент прислал только «нужна деталь по размерам», это не повод сразу называть цену. Бот записывает обращение, но оставляет статус «нужно уточнить». Я вижу недостающее поле и задаю один конкретный вопрос.

Так заказ в Telegram становится частью учёта, а не отдельным каналом, который надо проверять вручную. Для производства это особенно полезно: у каждой работы свои условия, и одинаковой цены на входе обычно нет.

Почему своя система оказалась удобнее готового сервиса?

Готовый сервис часто предлагает общий набор полей. Он может быть удобным для обычных товаров, где достаточно выбрать позицию и количество. В изготовлении на заказ этого мало. Одному клиенту надо уточнить материал, другому размеры, третьему тираж и срок.

Я не говорю, что готовые решения плохие. Если в них уже есть нужные поля, роли и статусы, покупать их разумно. Проблема начинается, когда рабочее правило приходится подгонять под интерфейс.

Мне нужна простая проверка: пока нет материала, размеров, тиража и желаемого срока, карточка не должна выглядеть готовой к расчёту. Если появляется новый обязательный параметр, его надо добавить рядом с остальными, а не прятать в комментарии.

В своей схеме я могу попросить помощника изменить именно этот участок: добавь поле «тип покрытия», сделай его обязательным и показывай в списке недостающих данных.

При этом самостоятельная сборка не отменяет проверки. Если помощник неправильно понял условие, он может записать неполную заявку как готовую. Поэтому правила надо формулировать словами своего дела и проверять тестовыми сообщениями.

Мне удобнее не потому, что собственная система умеет всё. Наоборот, она умеет только то, что нужно для первого маршрута: принять заявку, сохранить параметры, выдать номер и показать, чего не хватает.

Из чего состоит учёт заказа в Telegram?

Сначала я создаю бота через @BotFather. Telegram выдаёт токен. Это секретный ключ управления ботом, поэтому его нельзя публиковать, класть в открытую таблицу или отправлять клиенту.

Клиент пишет боту. Telegram формирует событие Update. В нём может быть обычное сообщение или команда. Событие передаётся на HTTPS-адрес вебхука, где его принимает Apps Script.

Apps Script запускает функцию doPost. Она получает JSON, достаёт текст сообщения и раскладывает его по полям карточки. Если сообщение свободное, помощник может сохранить текст целиком и отметить параметры, которые ещё надо уточнить.

Дальше данные добавляются в Google Sheets. Для этого используется операция spreadsheets.values.append: она добавляет значения в следующую строку таблицы. Счётчик формирует номер, например ORD-000123, а новый номер сохраняется отдельно.

После записи бот вызывает sendMessage. В запросе нужны chat_id клиента и текст ответа. Подтверждение лучше отправлять после записи, а не до неё. Иначе клиент увидит «заявка принята», а строки в таблице может не оказаться.

В документации Telegram описаны два взаимоисключающих способа получать обновления: метод getUpdates и вебхуки (Telegram Bot API).

Для этой схемы я выбираю вебхук. Он передаёт событие прямо в опубликованное веб-приложение. getUpdates и вебхук одновременно для одного бота не нужны.

Что нужно поставить и сколько это стоит?

Visual Studio Code нужен как рабочая папка с файлами. Я не пишу в нём программу вручную. Открываю проект, запускаю помощника и смотрю, какие изменения он предлагает.

Claude Code встраивается в редактор и понимает задачу по описанию обычными словами. Я не объясняю ему «сделай красиво». Я описываю, что происходит с заявкой, какие поля обязательны и что должно произойти после записи.

Установка занимает около четверти часа. Скачай редактор, установи помощника, войди в аккаунт и открой отдельную папку проекта. Если помощнику понадобится дополнительный компонент, он должен сказать об этом прямо и провести по установке.

Бесплатный Claude существует, но Claude Code в него не входит. Подписка Pro остаётся постоянной статьёй расходов схемы, и её стоит контролировать по лимитам Claude Code. Официальный тариф Anthropic составляет $20 в месяц. Российский ориентир около 2 400 ₽ получен через посредника, это не официальный рублёвый прайс. Комиссия и курс могут измениться.

После установки инструментами можно пользоваться для других автоматизаций. Сегодня это учёт заказов, позже может понадобиться сверка таблиц или подготовка отчёта. Меняется описание задачи, а не сам редактор.

Бота создай отдельно в Telegram:

1. Открой @BotFather.
2. Отправь команду /newbot.
3. Придумай имя и username бота.
4. Сохрани выданный токен в закрытом месте.
5. Не вставляй токен в публичный код и не отправляй его в чат.

Подготовь Google-таблицу с заголовками. Например:

order_number | client_name | chat_id | product | material | dimensions | quantity | desired_deadline | status | missing_fields | received_at | update_id

Я не добавляю сложные листы и формулы на старте. Сначала нужна одна понятная таблица и один маршрут от сообщения до подтверждения.

Как собрать бота для заказов без Make по шагам?

1. Опиши правило обработки заявки.

   Открой отдельную папку в Visual Studio Code и начни не с кода, а с описания своей работы.

   Разобрать учёт заказовСкопировать промпт

   У меня производство на заказ. Клиенты присылают заявки через Telegram, но в сообщении может не хватать материала, размеров, тиража или желаемого срока. Нужна простая схема: принять сообщение, записать его в Google Sheets, присвоить номер и отправить клиенту подтверждение. Заявка без обязательных параметров должна получать статус «нужно уточнить» и список недостающих полей. Пока не пиши код. Разбери задачу простым языком, перечисли данные, этапы обработки и вопросы, которые надо решить до сборки. Не добавляй склад, оплату, каталог, рассылки и личные кабинеты.

   Помощник должен вернуть схему полей и список вопросов. Проверь, что в нём есть материал, размеры, тираж и желаемый срок. Если помощник объявил неполную заявку готовым заказом, поправь правило до начала сборки.

2. Подготовь заголовки таблицы.

   Создай Google-таблицу и добавь одну строку с полями заказа.

   Скопировать

   order_number | client_name | chat_id | product | material | dimensions | quantity | desired_deadline | status | missing_fields | received_at | update_id

   Название таблицы и листа выбери понятное, например Заказы и Orders. Не добавляй пока формулы, фильтры и отдельные листы для отчётов. Скопируй идентификатор таблицы из её URL и передай его помощнику только в закрытом рабочем проекте.

3. Подключи Apps Script к таблице.

   Попроси помощника подготовить обработчик веб-приложения. Он должен объяснить, какие доступы нужны и где вставить токен, не выводя секрет в ответе.

   Подключить Apps Script к Google SheetsСкопировать промпт

   Подготовь реализацию для Google Apps Script, привязанного к таблице заказов. Нужна функция doPost(e), которая получает JSON от Telegram через вебхук. Сначала сделай безопасное чтение входящего события и понятное логирование ошибки без публикации токена. Используй лист Orders и подготовь запись в Google Sheets. Объясни, какие разрешения запросит Google и как опубликовать проект как Web app с выполнением от имени владельца. Не отправляй токен в коде и не предлагай хранить его в таблице.

   Помощник выдаст изменения для проекта и порядок публикации. После публикации появится HTTPS-адрес веб-приложения. Сохрани его рядом с токеном, но не публикуй.

4. Настрой приём Telegram-события.

   Передай Telegram адрес веб-приложения через setWebhook. Этот шаг выполняется руками в браузере или через команду, которую помощник объяснит.

   Настроить Telegram webhookСкопировать промпт

   У меня уже есть Telegram-бот и опубликованное веб-приложение Apps Script. Подготовь безопасную инструкцию, как установить webhook через Telegram Bot API и как проверить его через getWebhookInfo. Не показывай токен в примере открытым текстом. Объясни, как убедиться, что на одного бота не подключён второй обработчик обновлений.

   Отправь боту тестовое сообщение после нажатия Start. Сначала проверь, что событие дошло до Apps Script. На этом шаге строка в таблице ещё может не появиться, но ошибка должна быть видна в истории запусков.

   [!warning] Один бот - один webhook Не подключай один токен одновременно к двум обработчикам. Второй сценарий может перехватить обновления, и бот перестанет принимать сообщения там, где ты их ждёшь.

5. Добавь строку с полями.

   Теперь попроси помощника разобрать входной JSON и записать данные в следующую строку Google Sheets.

   Записать заявку в Google SheetsСкопировать промпт

   Доработай обработчик Telegram-заявки. Из входящего Update достань update_id, chat_id, имя пользователя и текст сообщения. Запиши в лист Orders одну новую строку в таком порядке: номер заказа, имя клиента, chat_id, изделие, материал, размеры, тираж, желаемый срок, статус, недостающие поля, время получения, update_id. Если сообщение свободное и параметры нельзя надёжно разобрать, сохрани исходный текст в поле изделия или комментария по понятному правилу и поставь статус «нужно уточнить». Не выдумывай материал, размеры, тираж или срок. Используй добавление строки через spreadsheets.values.append или эквивалентный безопасный вызов. Покажи, как проверить результат на одном тестовом сообщении.

   Помощник должен изменить обработчик и объяснить, как проверить строку. Отправь сообщение с заведомо неполными данными. В таблице должна появиться одна запись со статусом «нужно уточнить», а пустые поля не должны заполняться догадками.

6. Сформируй номер заказа.

   Номер надо выдавать внутри обработчика, до подтверждения клиенту.

   Добавить последовательный номер заказаСкопировать промпт

   Добавь выдачу номера для каждой новой заявки. Храни последний использованный номер в ScriptProperties, например в ключе ORDER_COUNTER. При новой заявке прочитай счётчик, увеличь его на единицу, сформируй номер вида ORD-000001 и запиши новый счётчик обратно. Номер должен попасть в первую колонку строки Google Sheets. Не используй формулу таблицы и не рассчитывай номер по количеству строк. Объясни, что произойдёт, если счётчик увеличился, а запись завершилась ошибкой.

   Номер по количеству строк я не использую. Удалённая строка, ручная правка или параллельный запуск легко нарушат такую нумерацию. Постоянное хранилище счётчика переживает закрытие таблицы и не зависит от её текущего вида.

7. Защити счётчик и ответь клиенту.

   Последним добавь блокировку общей секции и отправку подтверждения после записи.

   Защитить номер и отправить подтверждениеСкопировать промпт

   Доработай обработчик новой заявки. Перед чтением, увеличением и сохранением ORDER_COUNTER получай ScriptLock. Внутри защищённой секции сформируй уникальный номер, запиши строку в Google Sheets и только после успешной записи вызови Telegram sendMessage с chat_id клиента. Ответ должен содержать номер заказа и статус «Заявка получена, параметры проверяются». Если не хватает материала, размеров, тиража или желаемого срока, перечисли эти поля в ответе и не обещай срок или стоимость. Освобождай блокировку после завершения даже при ошибке. Добавь понятное логирование этапа, на котором произошёл сбой, но не записывай токен и другие секреты.

   После этого отправь два тестовых сообщения почти подряд. Проверь, что появились две строки и разные номера. Если запись прошла, а подтверждение не пришло, не создавай заказ повторно, пока не проверишь таблицу и историю запуска.

Так собирают программы с ИИ-помощником по описанию задачи, и называется это Вайб-кодинг. Я не копировала готовый код из статьи, а просила помощника собрать конкретные части под свою таблицу и правило обязательных параметров.

Что появится после сборки и что не нужно трогать?

Веб-приложение принимает HTTP-запрос от Telegram. Функция doPost получает событие, передаёт его обработчику и возвращает технический ответ. Сам клиент видит не код, а подтверждение в Telegram.

Счётчик хранится отдельно от строк таблицы. Это важно. Таблицу можно сортировать, фильтровать и дополнять, а номер не должен зависеть от порядка строк.

ScriptLock защищает короткий участок, где читается старый номер и создаётся новый. Без блокировки два запуска могут одновременно увидеть одно значение счётчика и попытаться выдать одинаковый номер.

Не трогай вручную обработчик после первого рабочего теста. Если надо изменить поле или статус, сначала попроси помощника перечислить, что именно он меняет. Рабочую запись и выдачу номера нельзя переписывать целиком ради одного нового столбца.

Токен, идентификатор таблицы и URL веб-приложения храни закрыто. В ответе веб-приложения не должно быть секретов. Доступ к таблице оставь только тем, кому он действительно нужен.

На практикуме по вайб-кодингу для предпринимателей такую сборку проходят руками на своей задаче. Ты описываешь собственную рутину и сразу проверяешь, что помощник сделал с реальными полями.

Что делать, если заказ записался дважды или номер пропал?

Один заказ записался дважды

Telegram может повторно доставить одно событие, а обработчик без проверки создаст вторую строку. Сохраняй update_id и перед добавлением новой строки проверяй, не встречался ли он раньше.

Один и тот же заказ записался в Google Sheets два раза. Найди причину по истории запусков Apps Script, входящему update_id и времени создания строк. Проверь, не был ли один Telegram Update обработан повторно и не подключены ли два обработчика к одному боту. Не удаляй строки автоматически. Сначала покажи, какие записи считаешь дублями и почему, затем предложи исправление с проверкой update_id до добавления новой строки.

Проверка по имени или телефону недостаточна. Один клиент может отправить два разных заказа, а один и тот же заказ может прийти с изменённым текстом.

Сообщение обрабатывают два сценария

У одного Telegram-бота должен быть один активный webhook. Если подключить токен к нескольким обработчикам, обновления могут приходить не туда, куда ты ожидаешь.

Бот перестал стабильно принимать заявки. Проверь настройки webhook через getWebhookInfo и историю запусков Apps Script. Найди признаки второго сценария или другого сервиса, который использует тот же токен Telegram. Не меняй настройки молча. Составь список активных обработчиков, которые надо проверить, и объясни, как оставить один webhook и развести разные действия внутри одного обработчика.

Разные ветки лучше разделять условиями внутри одного маршрута. Новый сценарий не должен подключаться к тому же источнику обновлений отдельно.

Обновление потерялось

Telegram хранит необработанные обновления ограниченное время, не дольше 24 часов. Если веб-приложение было недоступно, старое событие может уже не восстановиться.

Клиент отправил сообщение в Telegram, но строки в Google Sheets нет. Проверь getWebhookInfo, pending_update_count, last_error_date, last_error_message и историю запусков Apps Script. Определи, дошло ли событие до webhook, было ли оно обработано и на каком этапе остановилось. Не создавай заказ автоматически без подтверждения. Составь безопасный порядок ручной проверки и повторной записи.

Если сообщение не сохранилось, попроси клиента переслать его или внеси заказ вручную в ту же таблицу. Для ручной записи используй тот же формат номера и источник ручной ввод.

Таблица вернула ошибку 429

Ошибка 429 означает, что запросов к Google Sheets стало слишком много. Такое возможно при массовой загрузке или нескольких автоматизациях, которые одновременно читают и записывают одну таблицу.

При добавлении заказа Google Sheets вернул ошибку 429 RESOURCE_EXHAUSTED. Проверь историю запусков, частоту чтения и записи и наличие повторных запусков. Не читай всю таблицу перед каждой новой строкой, если проверку дубля можно выполнить по отдельному update_id. Предложи повтор с задержкой и объясни, как не создать второй номер при повторной попытке.

Не запускай повтор вслепую. Сначала проверь, не появилась ли строка в таблице. Иначе повторная попытка может создать новый заказ.

Номер увеличился, но строка не появилась

Счётчик и запись в таблицу это разные операции. Если счётчик уже увеличился, а запись завершилась ошибкой, номер может пропуститься. Это неприятно, но безопаснее, чем повторить номер уже существующего заказа.

После ошибки в обработчике следующий заказ получил номер с пропуском. Проверь историю запусков и значение ORDER_COUNTER. Определи, увеличился ли счётчик до ошибки записи в Google Sheets. Не перенумеровывай существующие строки и не подставляй пропущенный номер в новый заказ без отдельной проверки. Объясни, как оставить уникальную последовательность и добавить журнал этапов обработки.

Пропуск номера сам по себе не означает потерю заказа. Опаснее, если один номер появился у двух клиентов.

Строка появилась, подтверждения нет

Сначала открой таблицу и проверь статус записи. Если строка есть, повторно отправь подтверждение по сохранённому chat_id, а не создавай новую строку.

Клиент не получил подтверждение, но в Google Sheets появилась строка. Проверь chat_id, номер заказа, историю вызова sendMessage и текст ошибки Telegram. Не создавай новую строку и не выдавай новый номер. Предложи безопасный способ повторно отправить подтверждение по уже сохранённой записи и добавить статус replied или failed.

Полного автоматического восстановления здесь нет. Нужна отдельная проверка связи между записью и отправкой ответа.

Дедупликация не сработала

Последним проверь сценарий, когда в таблице есть два похожих заказа, но надёжно понять, что это один и тот же входящий Update, нельзя.

В таблице есть две похожие заявки, но по текущим данным нельзя надёжно определить, были ли они созданы одним Telegram Update. Проверь, сохраняется ли update_id для каждой строки, сравни историю запусков и не удаляй записи автоматически. Если отдельной проверки update_id раньше не было, зафиксируй это как ограничение и предложи добавить её для новых заявок.

Нельзя обещать, что такая дедупликация уже обнаружит старые дубли. Если update_id не сохранялся, надёжного ключа для сравнения могло не быть.

Сколько стоит своё решение против готового сервиса и подрядчика?

Бесплатный тариф Unisender указан в собранных данных, но он не подтверждает интеграцию именно с Google Sheets. Поэтому я не записываю его в готовую замену этой схеме без дополнительной проверки.

У Salebot есть платный тариф «Бизнес». Это уже не нулевая стоимость и не гарантия, что обязательные поля производства на заказ будут устроены так, как надо.

В самостоятельной сборке обязательная платная часть это помощник. Официальная цена Claude Pro составляет $20 в месяц. Российский ориентир около 2 400 ₽ получен через посредника и может меняться. Telegram, Google Sheets и Apps Script в собранной схеме не дают подтверждённой отдельной обязательной оплаты по данным проверки.

Свою схему я бы не ставила на сложный склад, детальные права доступа, большие объёмы или чувствительные данные без отдельной проверки. Таблица удобна для понятного первого маршрута, но не заменяет полноценную производственную систему во всех случаях.

Есть и правовой вопрос. В таблице могут оказаться имя, телефон и переписка клиента. Проверь, кому доступна таблица, где хранится токен и какие данные действительно нужны для расчёта. Лишние персональные сведения лучше не собирать.

Что сделать сегодня, если технологии раздражают?

1. Запиши обязательные поля: изделие, материал, размеры, тираж и желаемый срок.
2. Создай лист Orders с заголовками.
3. Создай бота через @BotFather и сохрани токен закрыто.
4. Открой папку проекта в Visual Studio Code.
5. Отправь помощнику первый промпт из раздела сборки.
6. Проверь тестовое сообщение после нажатия Start.
7. Сверь строку, номер, статус и подтверждение.
8. Отправь второе сообщение и проверь защиту от дубля.

Бот не начинает диалог первым. Клиент должен сам открыть его, нажать Start или написать сообщение. Для звонков и заявок с сайта оставь ручную запись в ту же таблицу.

Если технологии раздражают, не начинай с терминов. Скажи помощнику: «клиент прислал заявку, мне надо сохранить вот эти поля и спросить только то, чего не хватает». Дальше он уточнит технические шаги.

На практикуме по вайб-кодингу для предпринимателей собирают рабочую вещь под свою рутину и учатся чинить её словами. Путь проходят на собственной задаче: собирают бота, проверяют строку и чинят его словами.

Вопросы и ответы

Это собирательная история выпускников практикума, а не рассказ одного человека: так эта работа устроена в большинстве таких дел.