Простыми словами
Таблица открыта с любого устройства и не требует установки. Для автоматизации важно, что к ней можно обратиться из программы: бот читает строки с записями и пишет обратно отметки о том, что напоминание отправлено.
Зачем нужен
Это самая дешёвая база данных для маленького дела: ничего не покупается и не устанавливается, а доступ к строкам получает и человек, и программа. С неё удобно начинать - учёт заказов переезжает в таблицу за вечер. Когда таблица перестанет справляться, данные из неё заберёт уже собственная программа.
Как работает
Данные лежат строками, каждая строка - одна запись: заказ, клиент, платёж. Программа обращается к таблице по её адресу и служебному ключу, читает нужный лист и дописывает строки. Формулы считают суммы и статусы прямо в таблице, поэтому часть работы обходится вовсе без кода.
Когда не нужен
Когда записей десятки тысяч или когда данные нельзя потерять. Таблица не защищает от случайного удаления рукой, а на больших объёмах становится медленной. Телефоны и адреса клиентов в таблице с доступом по ссылке - тоже плохая идея: такая ссылка уходит дальше, чем задумано.